Avec votre CRM : comment optimiser votre base de contacts ?

Lorsqu’elle est mise en œuvre efficacement, une solution CRM offre un avantage concurrentiel indéniable pour une entreprise. Le logiciel permet de simplifier le workflow et dynamiser l’ensemble des actions marketing : analyser le ROI des campagnes, mémoriser les historiques d’actions, structurer la démarche commerciale… Avec un objectif principal : améliorer la qualité de la relation client. Dans cet article, découvrez quels sont les pièges à éviter pour optimiser votre base de contacts avec votre CRM.

La mise en place d’un CRM : une solution stratégique

La mise en place d’une solution de Gestion de la Relation Client (CRM) est un projet majeur pour une entreprise. Systèmes personnalisés, fiabilité, suivi automatisé des prospects : il existe de nombreuses bonnes raisons d’utiliser un logiciel CRM. C’est sans doute pour cela que 73% des entreprises en sont déjà équipées, et que sur les 27% restantes, près de la moitié envisagent d’en installer un ! 

Un CRM est un outil qui aide les équipes marketing et commerciales à collecter, compiler et utiliser les données de prospection. Concrètement, un CRM sert à cultiver et entretenir des bonnes relations avec vos clients. Pour cela, les CRM créent des flux de communication qui  rendent les équipes marketing et commerciales plus productives et efficaces. Les outils CRM améliorent l’efficacité des stratégies de vente. Ils permettent de se débarrasser des données incomplètes, peu pertinentes ou erronées.

La maintenance de votre base de contacts et de leads dans votre CRM peut être intimidante et difficile. Optimiser votre base de contacts est une tâche qui prend du temps et qui nécessite une bonne organisation. Cependant, elle est essentielle au succès de votre entreprise. Une base de données propre et bien gérée permet d’améliorer la relation client et augmenter les résultats. Ainsi, avec un peu de planification, la maintenance des données CRM deviendra une priorité pour votre entreprise.

Comment optimiser la gestion de ses leads grâce à son CRM ?

1. Normalisez les données de saisie dans votre base de données

Il peut être tentant de collecter et de rassembler autant d’informations que possible pour chaque prospect, puis ensuite nettoyer toutes les données inutiles ou redondantes. Pour éviter d’entrer des données inexactes dans votre CRM, mettez en place des normes de saisie. Cela facilitera le travail pour tous les membres de votre organisation en cas d’absence ou de changement de poste. Les membres de l’équipe pourront également accéder facilement aux données dont ils ont besoin.

2. Evitez les enregistrements de contacts incomplets

Si vous n’obtenez pas toutes les informations dont vous avez besoin pour un prospect, n’entrez pas ce contact dans votre base de données ou bien marquez le “en attente” ou “incomplet”. Au final, cela permettra aux équipes de gagner du temps lors des campagnes ou savoir quelles informations demander lors d’un premier contact.

3. Gardez votre base de données à jour

Comme pour toute base de données, votre CRM sera encombré au fil du temps avec des informations obsolètes. Cela peut être par exemple des contacts qui ne répondent pas après plusieurs appels, des doublons ou bien des prospects qui ne sont pas intéressés par vos produits ou services. Ces informations ne sont d’aucune utilité pour votre équipe de vente, il est donc préférable de les supprimer pour ne pas encombrer la base de données. Il est recommandé d’effectuer un audit au moins trois fois par an, voire plus en fonction de la de la quantité de données présentes dans votre CRM. En gardant seulement les pistes commerciales intéressantes, les données seront plus faciles à traiter.

4. Utilisez un système de validation des adresses e-mail et des numéros de téléphone sur vos formulaires 

Les informations de contact les plus importantes sont l’adresse e-mail et le numéro de téléphone. Assurez-vous d’intégrer un système de validation comme un mail de confirmation ou un code de validation par SMS. Ce système filtre fortement en amont les prospects de qualité et vous évitera d’avoir à trier les vrais contacts des spammeurs et des bots.

5. Sourcez vos prospects pour mieux analyser les KPIs

Savez-vous d’où proviennent les leads de votre base de données ? Sont-ils issus de leads achetés ou bien proviennent-ils de votre stratégie de marketing de contenu ? Lorsque l’on sait d’où viennent les prospects, il est plus facile de déterminer la méthode adéquate pour entrer en contact avec eux. 

La mise en œuvre de meilleures pratiques de gestion pour optimiser votre base de contacts dans votre CRM rendra les données plus précises et plus facilement utilisables pour votre équipe de vente. Lorsqu’il est bien organisé, un système CRM augmente la productivité des équipes et améliore les ventes. 


Alors, prêts à optimiser votre base de données ?